Już na etapie projektowania zaplecza warto określić, jak będzie wyglądał typowy dzień pracy. Liczba przygotowywanych potraw, kolejność wykonywania czynności a także sposób przyjmowania dostaw wpływają na to, jak powinno zostać rozmieszczone wyposażenie gastronomii. W praktyce różnice między spokojnym przygotowaniem kilku dań a obsługą większej liczby zamówień są bardzo wyraźne.
Stanowisko, które przy niewielkim obciążeniu może się wydawać wystarczające, w trakcie intensywnej pracy może szybko stać się miejscem, w którym zaczynają akumulować się naczynia, pojemniki i składniki. Dlatego przy kształtowaniu przestrzeni należy uwzględnić nie tylko i wyłącznie podstawowe czynności, ale także momenty największego obciążenia. Znaczenie moraz kierunek przemieszczania się pracowników. Jeśli kilka osób regularnie korzysta z tego samego przejścia, ustawienie dodatkowego stołu albo regału może zmodyfikować organizację całego stanowiska.
Na codzienne wykorzystywanie wpływa również sposób przechowywania produktów i akcesoriów. Wyposażenie gastronomiczne powinno zbudować logiczny układ, w którym rzeczy używane często znajdują się w miejscu łatwo dostępnym, natomiast przedmioty wykorzystywane sporadycznie nie zajmują najcenniejszej przestrzeni roboczej (polecana strona: kotły warzelne gastronomiczne). Nie chodzi co więcej jedynie o pojemność szaf czy regałów. Ważne jest, czy można swobodnie wyjąć niezbędny pojemnik, odsunąć szufladę albo otworzyć drzwi bez blokowania przejścia. W niewielkich kuchniach ograniczeniem staje się właściwie każdy dodatkowy element, dlatego należy brać pod uwagę jego rzeczywiste przeznaczenie. W większych pomieszczeniach problem może wyglądać odwrotnie. Nadmierne rozstawienie stanowisk zwiększa odległości pokonywane podczas pracy i może utrudniać szybkie przekazywanie towarów między kolejnymi etapami przygotowania.
Osobnego podejścia wymagają urządzenia gastronomiczne wykorzystywane do obróbki termicznej, chłodzenia, rozdrabniania czy przechowywania. Przy ich wyborze liczą się parametry, ale równie ważne są warunki, w których będą pracować. Urządzenie może posiadać odpowiednią pojemność, a pomimo to nie pasować do sposobu organizacji kuchni, o ile jego obsługa wymaga dodatkowego miejsca lub częstego przenoszenia pojemników. Należy także sprawdzić, gdzie znajdują się przyłącza a także czy pozostawiono przestrzeń potrzebną do czyszczenia. W codziennej pracy właśnie te kwestie na prawdę często okazują się bardziej kłopotliwe niż sama obsługa urządzenia. Przy kształtowaniu warto uwzględnić też hałas, ciepło i parę powstające w trakcie pracy niektórych elementów (polecamy: patelnia gastronomiczna uchylna). Ich obecność może posiadać znaczenie dla rozmieszczenia innych stanowisk i sposobu wentylowania pomieszczenia.
Znaczenie moraz okres, w którym zaplecze nie jest intensywnie wykorzystywane. Sprzęt gastronomiczny wymaga czyszczenia, opróżniania i okresowej kontroli, a dostęp do jego powierzchni a także elementów technicznych powinien być możliwy bez ciągłego demontowania sąsiednich części wyposażenia. Przy urządzeniach stojących bezpośrednio przy ścianie lub w zabudowie powinno się uwzględnić sposób wykonywania prac serwisowych i porządkowych. Warto także przewidzieć miejsce na elementy ruchome, takie jak pojemniki, tace czy dodatkowe akcesoria, ponieważ odkładanie ich na przypadkowych powierzchniach szybko zmienia organizację stanowiska. Z w pewnych przypadkach mogą pojawić się także nowe potrzeby wynikające ze zmiany menu, liczby pracowników lub sposobu wydawania potraw. Wtedy wcześniejsze ustawienie poszczególnych elementów może wymagać korekty, wręcz jeżeli początkowo odpowiadało przyjętemu sposobowi pracy.
Zobacz również: wyposażenie gastronomii.