Nagrania dźwiękowe są aktualnie wykorzystywane w większości przypadków, w których niezbędne jest zachowanie przebiegu rozmowy lub wypowiedzi. Mogą dotyczyć spotkań, rozmów zawodowych, badań, wywiadów albo innych wydarzeń, w trakcie których przekazywane są istotne informacje. Samo odsłuchanie pliku audio nie zawsze pozwala szybko wyszukać potrzebne fragmenty, zwłaszcza gdy materiał trwa kilka godzin i zawiera wiele wątków.
W takich przypadkach przygotowywane są transkrypcje nagrań, czyli dokładne zapisy treści mówionej w formie tekstu. Podczas ich budowy znaczenie ma nie tylko i wyłącznie zapis słów, niemniej jednak też zachowanie kolejności wypowiedzi oraz właściwe przypisanie ich konkretnym osobom.
Praktyka pracy z materiałami audio pokazuje, że właściwie każde nagranie może stawiać inne wymagania. Całkiem inaczej wygląda opracowanie wyraźnej rozmowy prowadzonej przez dwie osoby, a inaczej zapis dyskusji, w której uczestniczy kilka osób jednocześnie. Kłopotem mogą być niewyraźne głosy, zakłócenia techniczne, dźwięki otoczenia albo fragmenty, w których rozmówcy wypowiadają się bardzo szybko (zobacz więcej: stenogram cennik). W takich wypadkach konieczne jest zachowanie ostrożności przy odtwarzaniu treści, ponieważ niewłaściwie rozpoznane frazę może zmienić sens całej wypowiedzi. Zapis powinien odzwierciedlać materiał źródłowy, a nie interpretować go według własnych wymagań.
W określonych sprawach szczególne znaczenie ma transkrypcja do sądu, ponieważ dokument tego typu może być wykorzystywany podczas analizy materiałów związanych z postępowaniem. Przygotowanie takiego zapisu wymaga zwrócenia uwagi na najmniejsze elementy, takie jak dokładna kolejność zdań, wskazanie rozmówców a także oznaczenie miejsc, w których nagranie jest nieczytelne. Niektóre fragmenty mogą wymagać ponownego odsłuchania lub porównania z innymi częściami rozmowy. Istotne jest też zachowanie naturalnego przebiegu wypowiedzi, ponieważ sposób formułowania zdań, przerwy czy niedokończone myśli mogą mieć znaczenie przy późniejszej ocenie treści.
Stenogramy przygotowuje się również w innych sytuacjach, gdy potrzebny jest pisemny zapis rozmów lub wystąpień. Mogą one dotyczyć zebrań, konferencji, przesłuchań albo wewnętrznych ustaleń prowadzonych w formie ustnej. W zależności od przeznaczenia dokumentu używa się różnorakie sposoby zapisu, od wiernego odwzorowania wypowiedzi po bardziej uporządkowaną wersję ułatwiającą późniejsze czytanie. Ostateczna forma uzależniony jest od rodzaju nagrania, oczekiwanego poziomu szczegółowości a także tego, jakie informacje mają zostać zachowane w gotowym tekście.
Polecana strona: transkrypcja nagrań.